Senior projectsecretaris (32 uur) - 210604

U heeft u een brede blik op 2 projecten van een landelijke overheidsorganisatie en bent verantwoordelijk voor het coördineren van het secretariaat.

Wie?
Onze opdrachtgever is een landelijke overheidsorganisatie die wegen en wateren beheert en ontwikkelt voor het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Als senior projectsecretaris gaat u aan de slag met 2 projecten, vallend onder de noemer A4 Corridor en bent u een onderdeel van de totale projectorganisatie van ongeveer 100 medewerkers. Een van de projecten richt zich op een grote verbreding en herinrichting van een gedeelte van de A4 en bevindt zich in de voorbereidingsfase. Het tweede project richt zich eveneens op een grote wegverbreding van een ander gedeelte van de A4 en bevindt zich in de planstudiefase. U heeft hierbij een brede blik op beide projecten, de omgeving en de diverse werkprocessen binnen het project, de uitvoeringsorganisatie en het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

U bent onder andere primair verantwoordelijk voor het organiseren van de integrale projectmanagementoverleggen. De clusters Technisch Management (TM), Planproducten (PP), Omgevingsmanagement (OM), Contractmanagement (CM) en Projectbeheersing (PB) werken allen aan de voorbereiding van de totstandkoming van besluiten tijdens deze overleggen. Vaak is er input nodig van verschillende clusters om 1 besluit voor te bereiden, een goed afgestemde samenwerking is hiervoor belangrijk. Ook is zichtbare aanwezigheid binnen de projectorganisatie van belang voor een goede afstemming en beheersing van raakvlakken. Naast projectsecretaris fungeert u als huisvestingscoördinator voor de projectorganisatie.

Wat?
Wat u gaat doen en wat we van u vragen, leest u hieronder.

Taken

• U bereidt integraal projectmanagementoverleggen voor, woont deze bij en handelt deze af.
• het inzetten op vooraf goed voorbereide en afgestemde vergaderstukken, inclusief agenda, zodat besluiten efficiënt genomen kunnen worden.
• het vastleggen van besluiten door middel van notulen en het bijhouden van een actie- en besluitenlijst in het documentmanagementsysteem Connect.
• zorgen voor de juiste informatie voor de betreffende besluitvorming door gebruik te maken van de kennis in de clusters.
• het zoeken naar de juiste visie / strategie om het gewenste besluit te krijgen, in samenwerking met de projectmanager en de betreffende clustersmanager(s).
• het selecteren van de juiste stijl van de beslismemo dat voor elk overleg anders is en dit te realiseren samen met de clusters.
• U coördineert de overleggen van de projectmanager met verschillende interne en externe stakeholders.
• U draagt zorg voor de versterking van de samenwerking tussen de teamleden door teamsessies, andere werksessies en lunchbijeenkomsten te organiseren.
• U springt, indien nodig en op verzoek van de clustermanager, in bij actuele issues.
• U fungeert, wanneer gevraagd, als achtervang voor de financiële administratie.
• het aanmaken van bestellingen tot €15.000,- inclusief prestatieverklaringen van projectondersteuning en informatiebeheer.
• het coördineren van informatiebeheer en projectondersteuning.
• het coördineren van de inzet van trainees en stagiaires.
• het voeren van intakegesprekken en het adviseren over de inzet / opdracht.
• U draagt zorg voor de algehele secretariële en facilitaire ondersteuning van de projectorganisatie, in samenwerking met 2 secretarieel medewerkers.
• het coördineren van het secretariaat, de medewerkers informatiemanagement en het functioneel aansturen van de medewerkers. De coördinatie vindt plaats onder eindverantwoordelijkheid van de manager projectbeheersing.
• U zorgt voor het opstellen en bijhouden van diverse projectoverzichten zoals smoelenboek, organogram, telefoonlijst, vakantieoverzicht en distributielijst, opleidings- en mailingslijsten.
• U zorgt voor het opstellen en beheren van procesformulieren, het bijhouden van een actielijst in Connect, het bijdragen aan projectplannen en andere (tussentijdse) rapportages en evaluaties.
• U heeft een centrale rol in de verbetering van de processen, u signaleert verbeterpunten op allerlei vlakken en u pakt proactief verbeterinitiatieven op.

Eisen / wensen

• U beschikt minimaal over een mbo-opleiding op secretarieel gebied of managementondersteuning.
• U heeft bij voorkeur werkervaring als secretarieel medewerker met minimaal 1 grootschalig infrastructureel project (omvang projectorganisatie 75+ medewerkers, doorlooptijd van meerdere jaren en financiële omvang groter dan €100 miljoen).
• U bent 32 uur per week en in ieder geval op dinsdag beschikbaar.
• U heeft ervaring met het coördineren van een secretariaat en het aansturen van operationele medewerkers.
• U heeft minimaal 1 jaar werkervaring met plannen in complexe agenda’s en het voeren van actief agendabeheer.
• U heeft meer dan 1 jaar concrete en gedetailleerde werkervaring met het documentsysteem SharePoint / Connect.
• U heeft ervaring met het functioneren in een programmaorganisatie (een geheel van meerdere deelprojecten, dat vanuit een programmaorganisatie wordt georganiseerd en aangestuurd).
• U heeft ervaring bij de centrale overheid: een ministerie of een uitvoeringsorganisatie van een ministerie.
• U beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.

Waar?
Regio Rotterdam, waarbij u regelmatig (op vrijdag) in Den Haag dient te zijn. Echter werkt u, in verband met de COVID-19-maatregelen, voorlopig vanuit huis.

Wanneer?
De functie is per 1 september beschikbaar voor 32 uur per week. Deze functie is op projectbasis tot ten minste begin februari 2023, met een optie tot verlenging van maximaal 6 jaar.

Hoe?
Reageer vóór vrijdag 6 augustus 12.00 uur en stuur uw cv naar info@vandijkwerkt.nl of klik op Solliciteer direct. Voor meer informatie over deze functie kunt u contact opnemen met Jop Verhulst, 078-654 90 60. Referentienummer 210604.