“Afspraken maken en zorgen dat de partijen de afspraken goed nakomen, zodat we met z’n allen een goed project draaien of krijgen wat we van elkaar verwachten.” Dat is in een notendop wat Ellie van der Aa als contractmanager doet bij de provincie Overijssel.

Projecten in het Midden-Oosten
Ellie heeft altijd al interesse gehad in de Arabische taal. “Er was voor mij eigenlijk niks anders dan Arabisch te gaan studeren.” Dit deed ze dan ook in Nijmegen, waarbij ze haar studie afmaakte in Beiroet, de hoofdstad van Libanon. Daarnaast heeft ze de Perzische taal geleerd en een opleiding Rechten gedaan, vooral het internationale contractenrecht. Na het afronden van haar opleidingen is Ellie al snel richting het Midden-Oosten vertrokken en werd Oman haar nieuwe thuis. Hier ging ze aan de slag met bouwprojecten en projecten in het opzetten van distributiekantoren en verkoopkantoren. Deze projecten vonden plaats in Oman zelf, maar ook in Dubai, Iran en Saoedi-Arabië. “Ik heb eigenlijk overal in het Midden-Oosten wel gezeten.” Toen haar voormalige partner zich graag wilde settelen, is ze weer teruggekomen naar Nederland. “Op een gegeven moment word je ook een beetje moe van het reizen en als dan stewardessen je beginnen te herkennen, dan heb je het allemaal wel een keer gezien.” Toch trekt het internationale haar nog steeds en gaat ze minimaal een keer per jaar die kant op om haar vrienden te bezoeken. “Al is dat nu met corona wat minder.”

Werken bij de overheid
In Nederland werkte Ellie als contractmanager voor private partijen zoals FrieslandCampina, Shell en ook wat kleinere private partijen. Sinds 10 jaar werkt ze ook voor de overheid, waarbij ze begon als aanbestedingsjurist bij een aanbestedingskantoor en veel projecten uitvoerde voor gemeenten, provincies en Rijkswaterstaat. “Als aanbestedingsjurist krijg je veel te maken met dossiervorming, maar ik ben ook een mens van de praktijk.” Ze zette toen de stap naar bouwprojecten aan de kant van de overheid en ging hier aan de slag met Europese en onderhandse aanbestedingen en met contractmanagement. “Dus ervoor zorgen dat de afspraken die worden gesloten ook worden nagekomen, zowel door de overheid als door de aannemers of andere partijen.” Ze heeft dit enkele jaren gedaan en kwam toen via Jop Verhulst bij Van Dijk terecht.

Inmiddels werkt Ellie 3 jaar als contractmanager voor 3 grote natuurprojecten van de provincie Overijssel, waarbij ze onderdeel is van een integraal projectmanagementteam (IPM-team). “Ik vind het wel fijn om binnen een IPM-team te werken, want daar heeft iedereen z’n eigen rol en daar kun je ook je eigen toegevoegde waarde laten zien.” Dat ze in het begin weinig ervaring had met natuurprojecten, zat haar niet in de weg. “Of je nou te maken hebt met het opzetten van natuur- of infraprojecten of met de bouw van kunstwerken, de processen lopen allemaal gelijk.” De gebiedsprocessen vond ze wel wennen. Dit is de fase vooraf aan de realisatie waar de plannen worden uitgewerkt om het gebied opnieuw in te richten. “Het is wel complex om tot deze plannen te komen en dat merk je ook aan de contracten. Wij willen graag weten waar we aan toe zijn als overheid.”

Goed contact met Van Dijk
Voor Ellie is dit de eerste opdracht via Van Dijk, maar het contact was er al langer. “Ik zit ook in kaartenbakjes bij andere organisaties, maar vaak hoor je daar niks van. Jop heeft altijd heel goed contact gehouden en we hebben altijd hele fijne gesprekken, ook toen we nog geen opdracht hadden. Dat is een compliment aan Jop, maar ook aan de rest van Van Dijk, want het is een prettige organisatie om voor te werken.” Naast het contact met Jop, ervaart ze het contact met de administratie als prettig. “Ik heb geen gezeur over rekeningen en ik heb nergens gedoe over. Afspraken worden nagekomen. Voor mij is het perfect.”

Werken met verschillende culturen
Niet alleen in het buitenland, maar ook bij projecten in Nederland heeft Ellie te maken met verschillende culturen en het inleveringsvermogen dat hierbij erg belangrijk is. “Een aannemer kijkt net wat anders tegen dingen aan dan bijvoorbeeld een overheid. En dan heb je ook nog heel veel te maken met stakeholders die ook weer wat anders tegen zaken aankijken. Dus dat inlevingsvermogen speelt ook hier best een belangrijke rol.” In het Midden-Oosten is gezichtsverlies bijvoorbeeld heel belangrijk, vertelt Ellie. “Dat moet je weten als je daar zaken doet. Een opdrachtgever of opdrachtnemer kan nog zoveel fouten maken, je moet ervoor waken dat er sprake is van gezichtsverlies en dat maakt dat je er op een hele andere manier mee omgaat.” Ellie vindt het leuk om daarbij van toegevoegde waarde te kunnen zijn en culturen dichter bij elkaar te brengen. “Het is allemaal niet zo heel moeilijk, maar veel bedrijven die internationaal gaan, die falen op het punt van communicatie en inleving.” Het spreken van dezelfde taal ziet Ellie naast een stukje interesse, ook als belangrijk om de cultuur van je gesprekspartner te begrijpen. “Hij spreekt misschien wel Engels, maar hij denkt op een andere manier.” De gebieden in het Midden-Oosten en de zuidelijke landen zoals Spanje en Frankrijk liggen haar dan ook het meest, omdat ze de cultuur beter kent en de mensen daardoor beter begrijpt.

De verbindende factor
Volgens Ellie hoeft een contract helemaal niet moeilijk te zijn. “Dat kan in hele simpele bewoordingen, als je maar weet wat je van elkaar kunt verwachten. Dat is voor mij een contract.” Toch merkt Ellie dat veel mensen een contract eng vinden. “Terwijl een contract eigenlijk alleen maar een verwoording is van de afspraken die je samen maakt. En door die afspraken op papier te zetten, word je eigenlijk gedwongen om goed over je afspraken na te denken.” Een contract wordt vaak ergens diep weggestopt in een la. “En als er gedonder is dan komt het contract weer tevoorschijn. Om dat gebakkelei voor te zijn, moet je iemand op je contract hebben.”

Volgens Ellie is de eerste fase om goede afspraken met elkaar te maken. Daarna moet er iemand bovenop het contract zitten, zodat de partijen krijgen wat zij verwachten. Ellie vindt het leuk om hierin de verbindende factor te zijn en ervoor te zorgen dat er goede afspraken worden gemaakt en dat deze worden nagekomen, zowel voor de overheid als voor de aannemer. “En het is niet allemaal zwart-wit, je kunt niet alles vastleggen in een contract en je hebt altijd grijze gebieden.” In die grijze gebieden is volgens Ellie een goed contact veel belangrijker dan het contract. Het spreekt haar ook aan om in die grijze gebieden de samenwerking te zoeken en dan samen naar een oplossing te kijken. “En soms moet je wat geven en soms moet je wat nemen, zo werkt dat.” Om de samenwerking goed te houden en een mooi project neer te zetten, is voor Ellie continu een uitdaging. “Voor mij is het altijd de uitdaging om grip te houden op zaken, zodat afspraken worden nagekomen.” Ellie ziet het dan ook als een succes als iedereen aan het eind van het project kan zeggen: “Dat hebben we met z’n allen goed gedaan.”